การจัดการฐานข้อมูล

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อมูล


ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่างๆ โดยอยู่ในรูปของตัวเลข (Number) เช่น จำนวน ราคา , ระยะทาง หรือ ปริมาณของสิ่งต่างๆ และในรูปแบบที่ไม่ใช่ตัวเลข เช่น ชื่อ , ที่อยู่ , ตำแหน่งหน้าที่การงาน เป็นต้น
ฐานข้อมูล (Data Base) คือ การจัดรวบรวมแฟ้มข้อมูลต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กันและสามารถเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ช่วยให้ประมวลผลข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล ทำให้ประหยัดพื้นที่ของหน่วยความจำ เพราะข้อมูล มีความสำคัญช่วยตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับผู้บริหาร การจัดเก็บข้อมูลจึงมีความจำเป็น ข้อมูลถูกต้อง ทันสมัยเป็นปัจจุบัน และไม่ซ้ำซ้อน
ระบบฐานข้อมูล (DATABASE SYSTEM) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศ ที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ที่จะนำมาใช้ในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกัน ระบบฐานข้อมูลจึงนับเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้จะสามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่มข้อมูล การแก้ไข การลบ ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล
ตัวอย่าง : ร้านค้าส่ง มีสินค้า หรือ ผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ มากมาย ๆ ซึ่งจะมีต้องมีข้อมูลประจำผลิตภัณฑ์นั้น ๆ เช่น ผงซักฟอก ประกอบด้วยยี่ห้อ น้ำหนัก ปริมาณ ขนาด และราคา ดังนั้น การเก็บรวบรวมผลิตภัณฑ์หลาย ๆ รายการ จะต้องนำเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลสินค้า เพื่อสะดวกในการค้นหา
ตัวอย่าง : การจัดระบบฐานข้อมูลที่ใช้ในปัจจุบัน เช่น ฐานข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์ ฐานข้อมูลหนังสือ-วารสารในห้องสมุดฐานข้อมูลนักเรียน หรือ ฐานข้อมูลประชากร ฯลฯ ฐานข้อมูลเหล่านี้ จะนำเข้าสู่ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเพื่อบริการให้กับบุคคลทั่วไป หรือเฉพาะกลุ่ม

โครงสร้างของข้อมูล


1. รหัส (Code) คือ สัญลักษณ์ใช้แทนข้อมูล โดยปกติใช้เลขฐานสองเป็นรหัส
2. บิท (Bit : Binary Digit)คือหลักในเลขฐานสอง ได้แก่ 0 และ

3. ไบต์ (Byte) คือ กลุ่มของบิทโดยกำหนดให้ 8 บิท = 1 ไบต์
4. อักขระ (Character)

คือ รูปแบบ หรือ สัญลักษณ์ที่ใช้แทนภาษาของมนุษย์ แบ่งได้ ดังนี้

4.1 ตัวอักษร (Font) ได้แก่ A-Z,ก-ฮ เป็นต้น

4.2 ตัวเลข (Number) ได้แก่ 0-9 เป็นต้น

4.3 เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ (Symbol) ได้แก่ @, &, $ เป็นต้น

5. คำ (Word) คือ กลุ่มของอักขระรวมกันเป็นความหมาย
6. เขตข้อมูล (Field)คือ คืออักษรตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไป ที่มีความสัมพันธ์กัน เป็นรายละเอียด
ของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ,ที่อยู่หรือตำแหน่ง
7. ระเบียน (Record)คือ ชุดของเขตข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์
8. แฟ้มข้อมูลคือ ระเบียน ตั้งแต่ 1 ระเบียนขึ้นไป มีโครงสร้างของข้อมูลเหมือนกัน
และสัมพันธ์กัน มาเก็บไว้ในที่เดียวกัน สามารถนำไปใช้งานได้ เช่นแฟ้มข้อมูลนักเรียนทั้งหมดในโรงเรียน
นอกจากโครงสร้างของข้อมูลทั้ง 8 โครงสร้างแล้ว ระบบฐานข้อมูลจำเป็นต้องอาศัยโครงสร้างของข้อมูลเพิ่มอีก 2 ชนิดคือ
เอนทิตี้ (ENTITY) หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เปรียบเสมือนคำนาม อาจได้แก่ คน สถานที่ สิ่งของ การกระทำ ซึ่งต้องการจัดเก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้ของลูกค้า เอนทิตี้ของพนักงาน เป็นต้น บางเอนทิตี้อาจจะไม่มีความหมายเลย หากขาดเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล เช่น เอนทิตี้ประวัตินักสึกษาจะไม่มีความหมาย หากปราศจากเอนทิตี้นักศึกษา เพราะจะไม่ทราบว่าเป็นประวัติของนักศึกษาคนใด
แอททริบิวต์ (ATTRIBUTE) หมายถึง รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้นักศึกษา ประกอบด้วย แอททริบิวต์รหัสนักศึกษา ชื่อนักเรียนศึกษา ที่อยู่นักศึกษา เป็นต้น
บางเอนทิตี้ก็ยังประกอบด้วยข้อมูลหลายส่วน กลายแอททริบิวต์ย่อยมารวมกัน เช่น
แอททริบิวต์ที่อยู่นักศึกษา ประกอบด้วย บ้านเลขที่ ถนน ตำบล อำเภอ จังหวัด ดังนั้น
แอททริบิวต์ที่อยู่นักศึกษาจึงเป็น แอททริบิวต์ผสม (COMPOSITE ATTRIBUTE)
บางแอททริบิวต์ก็อาจจะไม่มีค่าของตัวมันเอง แต่จะสามารถหาค่าได้จากแอททริบิวต์อื่น เช่น แอททริบิวต์อายุ อาจคำนวณได้จาก แอททริบิวต์วันเกิด ลักษณะเช่นนี้จึงอาจเรียกแอททริบิวต์อายุว่าเป็น แอททริบิวต์ที่แปรผลค่ามา (DERIVED ATTRIBUTE)
การเข้าโปรแกรม และ ส่วนต่าง ๆ Ms- Access 97




การเปิดโปรแกรม Microsoft Access 97 มีลำดับขั้นตอน ดังนี้

คลิก ปุ่ม Start > Programs > Microsoft Access (ดังภาพ)

เมื่อเข้าโปรแกรม Microsoft Access ได้แล้ว จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ดังภาพ
ให้ผู้ใช้เลือก 2 แบบ คือ

1. สร้างฐานข้อมูลใหม่ โดยใช้ ...ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database) หมายถึง การสร้างโดยผู้ใช้กำหนดรูปแบบเองทั้งหมด
ตัวช่วยสร้างฐานข้อมูล ( Database Wizard) หมายถึง สร้างโดยมีผู้ช่วยสร้าง

2. เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (Open an Existing Database) หมายถึง เปิดใช้แฟ้มฐานข้อมูลที่ได้จัดทำไว้ก่อนหน้านี้ ซึ่งจะอยู่ในเครื่องPath/Directory C:\My Documents

การออกแบบตาราง

ขั้นตอนการสร้างและออกแบบตาราง
1. คลิกแถบ “ตาราง”
2. คลิกปุ่ม สร้างใหม่
3. ปรากฏกรอบ ตารางใหม่ ให้เลือก Design View (มุมมองออกแบบ) จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง

ทางเลือกการสร้างตาราง …Datasheet View ผู้ใช้ออกแบบ/สร้างตารางเอง ในมุมมองตาราง Design View ผู้ใช้ออกแบบ/สร้างตารางเอง ในมุมมองออกแบบ Table Wizard สร้างตารางแบบใช้ตัวช่วยสร้าง Import Table นำข้อมูลจากโปรแกรมอื่น มาสร้างตารางใหม่ เช่น Excel Link Table เชื่อมโยงข้อมูลจากตารางในฐานข้อมูลอื่น ๆ

4. ป้อนชื่อเขตข้อมูล – ชนิดข้อมูล – ขนาดและรูปแบบข้อมูล
จากนั้นให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับ ประวัติส่วนตัวของนักเรียน โดยกำหนดชื่อเขตข้อมูล และกำหนดชนิดของข้อมูล พร้อมทั้งกำหนดรายละเอียดของข้อมูลดังรูป


การสร้างแบบสอบถาม

1. คุณลักษณะของแบบสอบถาม แบบสอบถาม (Query) คือ การกรองข้อมูลเฉพาะที่ต้องการ ให้แสดงผล จากข้อมูลที่มีจำนวนมาก การใช้ Query จะช่วยให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและรวดเร็ว

ลักษณะของแบบสอบถาม : มีลักษณะคล้ายกับตัวกรอง (Filter) แต่จะมีประสิทธิภาพดีกว่า

2. เนื่องจากสามารถดึงข้อมูลจากหลายตาราง และยังขอดูข้อมูลจากเงื่อนไขเดิม กี่ครั้งก็ได้
ประเภทของแบบสอบถาม
แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล( Select Query )

- ใช้ในการเลือกข้อมูลจากตารางหนึ่งหรือมากกว่า ซึ่งตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด นำมาไว้ในตารางของแบบสอบถามอีกชุดหนึ่ง
แบบสอบถามแบบแท็บไขว้( Cross Tab Query )

- ใช้เพื่อสอบถามความสัมพันธ์ระหว่าง 2 เขตข้อมูล หรือมากกว่า เหมาะสำหรับการแสดงข้อมูลในรูปแผนภูมิ
แบบสอบถามแบบใช้ตาราง( Make-Table Query )

- เป็นแบบสอบถามที่ใช้ในการสร้างตารางใหม่ จากข้อมูลที่แบบสอบถามได้ทำการเลือกไว้
แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล( Update Query )

- ทำหน้าที่ปรับปรุงกลุ่มของระเบียน และเปลี่ยนให้มีค่าตามที่กำหนด
แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล( Append Query )
- การนำข้อมูลที่แบบสอบถามเลือกไว้ เพื่อเพิ่มเป็นระเบียนต่อท้ายในตารางที่กำหนด
แบบสอบถามแบบพารามิเตอร์( Parameter Query )

- แบบสอบถามอันเดียว ใช้หลายๆครั้ง โดยเงื่อนไขที่แตกต่างกัน ในแต่ละครั้ง
แบบสอบถามแบบ ระบุเป็นภาษาSQL.( Structures Query Language)

- แบบสอบถามที่สร้างโดยข้อความ SQL. ซึ่งเป็นภาษามาตรฐาน ด้านฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง



2. การสร้างแบบสอบถาม
ขั้นตอนการสร้างแบบสอบถาม

คลิกที่ แถบ แบบสอบถาม แล้ว คลิก ปุ่ม สร้างใหม่

ให้เลือก Design View จะปรากฏกรอบ แสดงตาราง

การเพิ่มชื่อ ให้เลือกชื่อ ตาราง แล้วคลิกปุ่ม เพิ่ม แล้ว คลิกปุ่ม ปิดจะได้ตาราง ที่แสดงผล ในแบบสอบถาม ดังภาพจากนั้นให้บันทึกและตั้งชื่อตาราง (ตั้งชื่ออัตโนมัติ)ในตัวอย่าง ชื่อ แบบสอบถาม 1

การใส่เขตข้อมูลใน ตารางของแบบสอบถามโดยการ ดับเบิลคลิก ที่ ชื่อเขตข้อมูลในตาราง แลัวคลิกปุ่มที่ช่องเขตข้อมูล หรือ ตาราง หรือ เรียงลำดับ แล้วเลือกตามต้องการ

ภาพตัวอย่าง :

ในตารางช่องที่ 2 จะให้แสดงชื่อเขตข้อมูลทั้งหมด ก็จะเลือก Order Detail.*

( เครื่องหมาย .* เป็นการเลือกชื่อเขตข้อมูลทั้งหมด ในตาราง Order Detail)

รายชื่อเขตข้อมูลในตาราง : สำหรับแสดง ตาราง หรือ แบบสอบถาม ที่ใช้ฐานข้อมูล ของแบบสอบถาม ขณะนี้ ใส่รายละเอียดของแบบสอบถาม : ได้แก่

เขตข้อมูล (Field) : สำหรับใส่ชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ ให้มีอยู่ใน แบบสอบถาม

ตาราง (Table) : สำหรับบอกว่าชื่อเขตข้อมูล ในช่อง เขตข้อมูล ได้มาจาก ตาราง หรือ

แบบสอบถามใดเรียงลำดับ (Sort) : สำหรับเรียงข้อมูล โดยใช้เขตข้อมูลที่มีอยู่ใน ช่อง เขตข้อมูล ด้านบนเป็นเกณฑ์แสดง (Show) : กำหนดให้แสดง หรือ ไม่แสดง เขตข้อมูลที่อยู่ในช่อง เขตข้อมูล ด้านบนเงื่อนไข (Chrteria) : กำหนด เงื่อนไขการกรองข้อมูลหรือ (Or) : เงื่อนไข Or ใช้ควบคู่กับบรรทัด เงื่อนไข (Chrteria)